KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR (KSeF) – co oznacza dla przedsiębiorcy?

Dlaczego zostanie wprowadzony obowiązkowy KSeF?

KSeF wprowadza scentralizowany proces rejestracji faktur, będący elementem uszczelniania systemów podatkowych.

Z perspektywy biznesowej to rewolucja dla mikro / małego biznesu, uwalniająca od biurokracji i dająca dostęp do wyników finansowych i podatków na bieżąco dzięki nowoczesnej technologii.

Co warto zaznaczyć – Polska nie jest pierwszym krajem, w którym wprowadzone zostaną e-Faktury. Podobny system z powodzeniem funkcjonuje już we Włoszech czy Grecji, a we Francji i Hiszpanii jest w trakcie wdrożenia. E-faktury zrewolucjonizowały rynek także poza Europą, m.in w Australii, Chinach, Japonii czy Meksyku.

Jak to ma wyglądać w praktyce?

Każdorazowo nowo wystawioną fakturę będzie należało wysłać do KSeF zgodnie z narzuconymi standardami i formatem pliku XML.

Termin wysłania faktury do KSeF odnotowany będzie jako data wystawienia faktury dla celów podatku VAT.
Następnie system będzie sprawdzał, czy załączony dokument jest zgodny schematem pliku .xsd wymaganym przez Ministerstwo Finansów:

• Jeśli dokument będzie zgodny ze standardami, KSeF przydzieli przesłanej fakturze dedykowany 35-znakowy numer identyfikacyjny (Numer KSeF), na podstawie którego będzie można ją odszukać w ewidencji. Dla nabywcy moment przydzielenia jej numeru KSeF uważany jest za datę otrzymania faktury od kontrahenta. Co w praktyce oznacza, że odbiorca nie musi wykonywać żadnej akcji, aby faktura została przyjęta przez system i była widoczna w KSeF.

Jak uzyskać dostęp do wystawionej przez kontrahenta faktury?

Odbiorca będzie mieć dostęp do ustrukturyzowanej faktury po tym, jak przejdzie proces uwierzytelnienia w Krajowym Systemie e-Faktur na podstawie logowania poprzez profil zaufany, pieczęć kwalifikowaną lub podpis kwalifikowany.

Ważne! Faktury zakupowe od kontrahentów z zagranicy będą funkcjonowały jak dotychczas.

Jakie zmiany dla przedsiębiorcy niesie ze sobą KSeF?

Koniec faktur papierowych

Od momentu wprowadzenia obowiązku KSeF, faktury w formie papierowej nie będą traktowane jako dokument księgowy, bez dodania ich do KSeF. Wszystkie dokumenty sprzedaży będą musiały być wprowadzone i przechowywane w systemie w wersji elektronicznej. To spore ułatwienie dla każdego przedsiębiorcy, które porządkuje przepływ dokumentów w firmie.

Data przesłania do systemu KSeF = data wystawienia faktury

Chociaż zgodnie z prawem nie można wystawić faktury z datą wsteczną, to jednak niekiedy przedsiębiorcy naginali ten przepis. Po wprowadzeniu KSeF takie działanie nie będzie już technicznie możliwe, ponieważ faktura stanie się dokumentem księgowym dopiero w momencie odebrania jej w KSeF.

Jednolity format i schemat faktury

Obecnie każdy przedsiębiorca mógł tak naprawdę dowolnie kształtować układ i zawartość wystawionej faktury, o ile była zgodna z ogólnymi wytycznymi co do pozycji i informacji, jakie muszą się na niej znaleźć. KSeF ustandaryzuje faktury i każdy przedsiębiorca będzie musiał robić to w formacie narzuconym przez Ministerstwo Finansów (XML) i zgodnie ze schematem w ramach systemu KSeF.

Wystawienie i wysyłka faktury tylko przez KSeF

Przedsiębiorca po wystawieniu faktury będzie musiał ją przesłać do KSeF poprzez dostosowany i połączony system księgowy lub bezpośrednie logowanie do Krajowego Systemu e-Faktur po uprzednim uwierzytelnieniu. Wysłanie do kontrahenta faktury z pominięciem KSeF będzie traktowane jako faktura nie wystawiona (nawet jeśli będzie miała format elektroniczny).

Konieczne uprawnienia do wystawienia i pobrania faktury

Wystawianie faktur będzie odbywać się na podstawie nadanych wcześniej uprawnień. Każdy przedmiot gospodarczy będzie mógł oddelegować biuro rachunkowe lub wskazane osoby fizyczne mające dostęp do KSeF, w ramach którego będą mogły:

• wystawiać faktury
• odbierać faktury
• mieć dostęp do faktur
• nadawać lub odbierać uprawnienia

Uprawnienia można będzie nadać przy użyciu webowej aplikacji KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, bądź poprzez programy komercyjne (przy użyciu API). Nadanie uprawnień wymaga przeszkolenia danej osoby jak posługiwać się systemem. Nie będzie można już poprosić nieuprawnionej osoby, aby wystawiła lub pobrała w imieniu przedsiębiorcy fakturę.

Wycofane rodzaje dokumentów

System wprowadza kilka zmian związanych z rodzajem dokumentów. Gdy KSeF wejdzie w życie znikną:

• noty korygujące
• paragony z NIP-em, natomiast w użyciu pozostaną faktury uproszczone,
• faktury wystawiane przy użyciu kas fiskalnych
• duplikaty faktur.

Tych faktur nie wystawisz w KSeF-ie:

• faktury wewnętrzne,
• pro-formy,
• noty księgowe / rachunków,
• faktur z załącznikami.

Korzyści z wprowadzenia KSeF

E-faktury to nie tylko dodatkowe obowiązki dla przedsiębiorcy. Wprowadzenie ogólnopolskiej ewidencji faktur przyniesie także wiele korzyści:

Zmniejszenie prawdopodobieństwa oszustwa

Otrzymując fakturę jesteś pewien, że kontrahent prowadzi zarejestrowaną działalność.

Zmniejszenie szarej strefy

Zyskamy pewność, że wszystkie faktury, które otrzymujemy są wystawiane i rozliczane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Szybszy zwrot VAT

Ewidencja elektroniczna to także mniej pracy dla przedsiębiorcy i fiskusa, dlatego możemy liczyć na szybsze rozliczanie i zwrot VATu.

Nie zgubisz już żadnej faktury

Nie będziesz musiał szukać po skrzynce mailowej czy w stosie dokumentów czy nie zapomniałeś o jakiejś fakturze. Wszystkie wystawione, ale także otrzymane faktury będziesz widział na swoim koncie. Unikniesz także sytuacji w której kontrahent twierdzi, że wystawił fakturę tylko zagubiła się pod drodze.

Będzie łatwiej śledzić płatności

Obowiązek KSeF narzuca także zmiany dla odbiorcy faktury. Opłacając ją odbiorca będzie musiał w tytule przelewu wpisać indywidualny numer KSeF faktury, którą opłaca. Co oznacza, że wystawiający jednoznacznie będzie w stanie określić które faktury są już opłacone, a które jeszcze nie, nawet jeśli wystawił kilka faktur na tę samą kwotę i o tym samym przedmiocie sprzedaży.

Mniej biurokracji i papierów

Wszystkie faktury znajdują się w jednym elektronicznym systemie, księgowość staje się dużo czytelniejsza i łatwiejsza w obsłudze. Faktury papierowe staną się też mniej użyteczne i zostaną w konsekwencji zastąpione wersją elektroniczną, co znacząco ułatwi wymianę informacji i plików między podmiotami.