Podpis własnoręczny, elektroniczny czy kwalifikowany? Co warto wiedzieć o podpisywaniu dokumentów online
Każdego dnia zawieramy różne umowy, często sobie tego nawet nie uświadamiając. Przykładowo, kupując jogurt i bułkę do pracy w pobliskim sklepie spożywczym zawieramy umowę kupna-sprzedaży, gdy kupujemy bilet lotniczy na wakacje- zawieramy umowę przewozu, a zostawiając samochód w zakładzie mechanicznym w celu wymiany oleju i filtrów- umowę o świadczenie usług (ewentualnie umowę zlecenia).
Zawarcie umowy może dokonać się w różnej formie. Czasem, żeby zawrzeć umowę wystarczy samo milczenie (np. podajemy kasjerce gazetę w kiosku i płacimy zbliżeniowo), czasem musimy podpisać własnoręcznie dokumenty, a niekiedy musimy udać się do notariusza, żeby zawrzeć umowę w formie aktu notarialnego (np. w przypadku umowy kupna-sprzedaży nieruchomości). W tym miejscu nadmienić należy, że obowiązek zawarcia umowy w szczególnej formie (np. notarialnej) powinien wynikać z przepisów prawa, a jego niedochowanie może skutkować nieważnością czynności prawnej.
Sprawdź >>> BNP Paribas i Autenti ułatwią przedsiębiorcom elektroniczne podpisywanie dokumentów
Przy zawieraniu umów najczęściej jesteśmy zobowiązani do zachowania zwykłej formy pisemnej, czyli własnoręcznego podpisania oświadczenia woli. Złożenie podpisu ma doniosłe znaczenie prawne, ponieważ świadczy o tym, że akceptujemy podpisaną treść.
W polskim systemie prawnym, obok podpisu własnoręcznego funkcjonują kwalifikowany i zwykły podpis elektroniczny. Różnice pomiędzy poszczególnymi rodzajami podpisów zostaną wyjaśnione poniżej.
Podpis własnoręczny
Zgodnie z polskim prawem (art. 78 Kodeksu Cywilnego) do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli, zaś do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Każdy z nas ma inny charakter pisma i to sprawia, że nasz własnoręczny podpis ma cechy unikalne. W gruncie rzeczy nie ma prawnego znaczenia czy podpis został sporządzony dłonią, czy za pomocą długopisu trzymanego w stopie czy ustach (w przypadku osób niepełnosprawnych). Najważniejsze jest to, żeby podpis bezspornie identyfikował daną osobę.
Potwierdzenie autentyczności podpisu
W przypadku pojawiania się wątpliwości co do pochodzenia podpisu własnoręcznego, możliwe jest potwierdzenie autentyczności podpisu przez specjalistów z dziedziny grafologii, którzy często są powoływani są często jako eksperci w postępowaniach sądowych (np. w celu potwierdzenia autentyczności podpisu pod fakturą, umową lub testamentem).
Grafolog wydaje opinię grafologiczną podpisu poprzez porównanie cech konkretnego podpisu z podpisami wzorcowymi. Na tej podstawie można stwierdzić, czy podpis właściwy i wzorcowy złożyła ta sama osoba. Zaawansowana ekspertyza grafologiczna może zawierać porównanie nawet kilkudziesięciu cech odręcznego pisma.
W polskim prawie nie ma definicji podpisu, więc nie ma wymogu co do niezbędnych elementów podpisu. W zwyczajowej formie podpis własnoręczny składa się najczęściej z imienia i nazwiska. Dopuszczalne jest również użycie samego nazwiska, pod warunkiem, że złożony w ten sposób podpis jest jednoznaczny.
Podpis i identyfikacja autora
Rozważając kwestię podpisu własnoręcznego może pojawić się pytanie, czy podpis tzw. nieczytelny jest również traktowany jako podpis własnoręczny. Orzeczenia sądów polskich wskazują, że można korzystać ze skróconej wersji podpisu pod warunkiem, że zawiera ona unikalne cechy pozwalające na zidentyfikowanie autora.
Co do zasady do zachowania zwykłej formy pisemnej wystarczy własnoręczny podpis, pozostała część oświadczenia nie musi być sporządzona odręcznie, może być przykładowo wydrukowana. Wyjątkowo, tradycyjny testament własnoręczny (tzw. holograficzny) należy sporządzić w ten sposób, że należy napisać go w całości pismem ręcznym, podpisać i opatrzyć datą. Nadmienić należy, iż art. 949 par. 2 kodeksu cywilnego stanowi, iż brak daty nie pociąga za sobą nieważności testamentu własnoręcznego, jeżeli nie wywołuje wątpliwości co do zdolności spadkodawcy do sporządzenia testamentu, co do treści testamentu lub co do wzajemnego stosunku kilku testamentów.
Sprawdź >>> Jak założyć konto osobiste przez Internet?
Polskie prawo reguluje również zagadnienie złożenia podpisu przez osobę, która nie może pisać. W takiej sytuacji można skutecznie złożyć oświadczenie woli na dwa sposoby. Zgodnie z artykułem 79 Kodeksu Cywilnego, osoba niemogąca pisać może złożyć oświadczenie woli w formie pisemnej w ten sposób, że uczyni na dokumencie tuszowy odcisk palca, a obok tego odcisku osoba przez nią upoważniona wypisze jej imię i nazwisko oraz złoży swój podpis.
Druga metoda przewiduje, że zamiast składającego oświadczenie podpisze się osoba przez niego upoważniona, a jej podpis będzie poświadczony przez notariusza, wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa z zaznaczeniem, że został złożony na życzenie osoby niemogącej pisać.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Alternatywą dla podpisu własnoręcznego jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Zgodnie z art. 78 (1) Kodeksu Cywilnego, do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Zaawansowanie technologiczne pozwala nam na zastosowanie rozwiązań elektronicznych, które pozwalają na potwierdzenie autentyczności naszego podpisu, złożonego w formie elektronicznej. Możliwość skorzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest o tyle doniosła, że coraz więcej spraw załatwiamy drogą elektroniczną, przez Internet i podsiadanie takiego podpisu daje nam możliwość składania oświadczeń woli bez wychodzenia z domu. Dodać należy, że aby skutecznie złożyć podpis w tej formie należy zaopatrzyć się w odpowiednie oprogramowanie i sprzęt.
Kwalifikowany podpis elektroniczny może być wydawany wyłącznie przez wyspecjalizowane podmioty. Rejestr tych podmiotów prowadzi Narodowe Centrum Certyfikacji (jest to system informatyczny Narodowego Banku Polskiego). Rejestr ten jest publicznie dostępny w Internecie.
Można śmiało zaryzykować stwierdzenie, że aktualnie kwalifikowany podpis elektroniczny jest nawet trudniej podrobić niż podpis własnoręczny z uwagi na informatyczne, kryptograficzne zabezpieczenia, najprawdopodobniej z tego powodu coraz więcej osób z niego korzysta.
Niekwalifikowany, zwykły podpis elektroniczny
Niekwalifikowany podpis elektroniczny są to dane, które nie spełniają warunków przewidzianych dla kwalifikowanego podpisu, ale służą identyfikacji osoby podpisującej się. Takim zwykłym, niekwalifikowanym podpisem jest przykładowo imię i nazwisko pod wiadomością wysłaną z poczty elektronicznej lub pod wiadomością SMS. Zwykły podpis elektroniczny nie ma mocy prawnej podpisu własnoręcznego, ale ujawnia naszą wolę i dlatego jest tak powszechnie stosowany w środowisku pracy jak i w sprawach prywatnych.
Przepisy karne
Pamiętajmy o tym, że nie możemy podpisywać się za inną osobę, nawet za jej zgodą, ponieważ taka czynność stanowi przestępstwo karane na podstawie art. 270 Kodeksu Karnego. Celem tego przepisu jest ochrona wiarygodności dokumentów. Jeżeli osoba nie może podpisać się samodzielnie, a prosi nas o pomoc, powinna udzielić nam pełnomocnictwa do podpisania się w naszym imieniu.
Podsumowanie
Szczególny okres, w którym aktualnie się znajdujemy, czyli okres pandemii, skłania nas do szukania rozwiązań, które pozwolą nam skutecznie załatwić różne sprawy przy wykorzystaniu powszechnie odstępnych narzędzi komunikacji elektronicznej, bez zbędnego wychodzenia z domu.
Wiele spraw, również tych urzędowych możemy załatwić drogą elektroniczną przy zastosowaniu podpisu elektronicznego – tego kwalifikowanego lub zwykłego, niekwalifikowanego.
Składanie elektronicznych oświadczeń woli jest coraz bardziej popularne, a dodatkowo ma jeszcze jedną ważną zaletę: jest bardziej ekologiczne, ponieważ nie wiąże się z koniecznością zużycia papieru do druku oraz wpływa na zmniejszenie transportu związanego z przewozem tradycyjnej korespondencji papierowej.
